Universidad del Zulia
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21 de diciembre de 2014
 
Unidades del VAD PDF Imprimir Correo

 

Unidad de Planificación y Sistemas 


Correo: 


Jefa de la Unidad: Econ. Mariher Marval

Teléfono: 4124166

Correo:


Funciones:

  • Propone a la Coordinación del VAD, los proyectos de evaluación y mejoramiento administrativo que estime procedentes.
  • Analiza, diagnostica y asesora a las áreas de la institución que lo soliciten, acerca de la interpretación y aplicación de métodos y sistemas de operación administrativos efectivos y eficientes.
  • Dirige las actividades de planificación y organización estableciendo una adecuada coordinación entre ellas.
  • Dirige la preparación de manuales de organización, así como su presentación para aprobació Organiza y participa en reuniones y juntas cuya finalidad sea el análisis de estudios y proyectos de organización y planificación.
  • Investiga las innovaciones en materia de organización y métodos y su adaptación a las necesidades de la institución.
  • Coordina  el diseño, ejecución y control de los planes estratégicos del VAD y sus dependencias adscritas.
  • Coordina y participa en la elaboración del informe de gestión del VAD, memoria y cuenta y otras publicaciones e informes de organización requeridos.
  • Coordina la elaboración del anteproyecto de presupuesto y el plan presupuesto anual del VAD y sus dependencias adscritas.
  • Coordina la actualización de la estructura organizativa del VAD y mantiene registro de información al respecto para usuarios internos y externos.


Planificador Central: Econ. Alberto Rodríguez

Teléfono:4124166

Correo:


Funciones:

  • Participa en las discusiones con los jefes de Departamentos del VAD y representantes de las dependencias adscritas, de los objetivos y alcance de los programas y planes para su formulación, ejecución y evaluación.
  • Participa en la elaboración y publicación de los planes estratégicos del VAD y sus dependencias adscritas.
  • Organiza métodos y procedimientos para la estructuración y presentación de información cualitativa, cuantitativa y estadística del desempeño y gestión del VAD.
  • Participa en la elaboración del anteproyecto de presupuesto del VAD.
  • Coordina la evaluación y publicación de los logros alcanzados con relación a los planes y programas de gobierno, del VAD y sus dependencias adscritas, a través del análisis de indicadores de gestión.
  • Coordina, participa y representa al VAD en reuniones relacionadas con el área.
  • Coordina y participa en la formulación de indicadores de gestión del VAD.
  • Asiste y participa en el Comité organizador de eventos en materia de planificación y evaluación de la gestión llevados a cabo por el VAD.

 

Asistente Administrativo: Lic. Ligia Parra

Teléfono: 4124166

Correo:


Funciones:

  • Analiza, diagnostica y recomienda sobre estudios realizados en materia de organización y sistematización  de procesos administrativos.
  • Diseña y analiza gráficos, formatos, organigramas, flujogramas, boletines y manuales, de los procesos del VAD y sus dependencias adscritas.
  • Participa  en el diseño, actualización, implementación y seguimiento de los sistemas, estructuras organizativas, manuales de organización, normas y procedimientos.
  • Participa en la elaboración de  proyectos para la evaluación y mejoramiento de sistemas administrativos del VAD, y las dependencias que así lo requieran.
  • Orienta y evacúa consultas técnicas en el área  de organización y sistemas.
  • Realiza estudios de métodos de trabajo, procedimientos, espacio físico, equipos y sistemas.
  • Elabora la Programación de Compras del Vicerrectorado Administrativo.
  • Elabora el Plan Operativo de los Ingresos propios y el Fondo de Funcionamiento del VAD.

 

Unidad de Información y Archivo

 

  • Provee al Despacho del Vicerrectorado Administrativo y sus Departamentos, de información oportuna y confiable para la toma de decisiones.
  • Consolida los sistemas de información del VAD, a través de la actualización permanente de equipos acorde con los avances tecnológicos y técnicos.
  • Coordina los procesos de recepción, almacenamiento y despacho de los documentos e información del VAD.
  • Da cumplimiento a las normas de higiene y seguridad integral en el área de almacenamiento de información.

 

Correo electrónico:


Unidad de Información y Archivo del VAD

 

Cargo: Archivologo I

 

Responsable: Lesbia Vargas

 

Correo electrónico:

 

Teléfonos: +58 (0261) 4124146 - 7508532

 

Funciones:

  • Bajo dirección, realiza trabajos en la planificación, coordinación, dirección y supervisión de las actividades técnicas y administrativas de la Unidad de Información y Archivo.
  • Dirige, evalúa y supervisa las actividades técnicas y administrativa del archivo
  • Dirige y supervisa las actividades del personal a su cargo.
  • Elabora reglamentos ó normas internas a cumplir en la Unidad de Archivo
  • Determina los procedimientos a seguir para la desincorporacion periódico de los documentos de acuerdo al sistema SAILUZ.
  • Atiende solicitudes de información del personal Docente, Administrativo, Obrero y estudiantes.
  • Lee diariamente toda la correspondencia que ingresa al Despacho del VAD.
  • Elabora  informes administrativos mensuales

 

Asistente de Archivo III

 

Responsable: Cristina Fontalba

 

Correo electrónico:

 

Teléfonos: +58 (0261) 4124146 - 7508532

 

Funciones:

  • Clasifica y Codifica los documentos que ingresan al archivo de acuerdo al código específico del Sistema SAILUZ.
  • Determina la clasificación u ordenación de los documentos para almacenar.
  • Efectúa funciones de supervisión ante ausencia del jefe de la Unidad de Archivo.
  • Atiende y suministra información requerida por el personal Docente, Administrativo, Obrero y estudiantes.
  • Establece conjuntamente con el jefe de la Unidad de Archivo las normas que deben regir en el almacenamiento de documentación.
  • Ejecuta revisiones periódicas a los expedientes almacenados, para determinar la posible transferencia al archivo central (CEDIA).
  • Selecciona el material que va hacer almacenado como confidencial.
  • Presenta informes técnicos trimestrales.

 

 

Asistente de Recursos de Apoyo Informático

 

Responsable: Gertrudis Vizcaíno

 

Correo electrónico:

 

Teléfonos: +58 (0261) 4124146 - 7508532

 

Funciones:

  • Codifica de acuerdo al código específico del sistema SAILUZ.
  • Clasifica los documentos que ingresan al archivo de la correspondencia recibida por cada jefe de departamento y coordinador.
  • Clasifica la correspondencia despachada diariamente.
  • Descarga correspondencia recibida y enviada después que le ha sido asignado su respectivo código.

 

Secretaria

 

Responsable: Rina Bravo

 

Correo electrónico:

 

Teléfonos: +58 (0261) 4124146 - 7508532

 

Funciones:

  • Transcribe la correspondencia despachada diariamente
  • Clasifica y elabora reportes diarios de la correspondencia recibida por cada jefe de departamento y coordinación.
  • Transcribe la correspondencia recibida diariamente
  • Descarga la correspondencia despachada después que le ha sido asignado su respectivo código.

 

 

Asistente de apoyo informático    

 

Responsable: Kathiana Nava

 

Correo electrónico:

                                  

 

Teléfonos: +58 (0261) 4124147

 

Funciones:

  • Transcribe en computador la correspondencia recibida diariamente en un promedio de 45 oficios diarios
  • Clasifica y elabora reportes diarios de la correspondencia recibida por cada jefe de departamento y coordinador.
  • Trascribe la correspondencia despachada diariamente en un promedio de 35 oficios.
  • Suministra información a los usuarios en relación a los casos que se encuentren en el despacho para su proceso.

 

 

Auxiliar de Archivo    

 

Responsable: Jenni Díaz

 

Correo electrónico:

                               

 

Teléfonos: +58 (0261) 4124147

 

Funciones:

  • Recibe la documentación Administrativa, la selecciona y almacena.
  • Identifica las carpetas donde va a ser archivado los documentos.
  • Perfora y agrupa las correspondencias para su almacenamiento.
  • Rotula e identifica las carpetas para su almacenamiento.

 

 

Auxiliar de Archivo    

 

Responsable: Franklin Alviarez

 

Correo electrónico:

                               

 

Teléfonos: +58 (0261) 4124147

 

Funciones:

  • Elabora la relación de la desincorporación del material de años anteriores según normativas implantada por CEDIA.
  • Almacenas los documentos de planes especiales con sus respectivas órdenes de pago.
  • Proporciona información almacenada de las diferentes carpetas.
  • Realiza cualquier otra tarea asignada.

 

 

Mensajero Interno

 

Responsable: Yamilexis Colina

 

Correo electrónico:

 

Teléfonos: +58 (0261) 4124146

 

Funciones:

  • Bajo supervisión inmediata, realiza trabajos generales de mensajería.
  • Distribuye entre las Dependencias y Facultades la documentación que genera el Despacho.
  • Recibe y clasifica la correspondencia para ser entregado a sus destinatarios.
  • Toma la firma de las personas que reciben la correspondencia en cada dependencia
  • Realiza cualquier otra tarea que se le asigne.

 

Recepcionista

 

Responsable: Yuvaxcely Urdaneta

 

Correo electrónico:

 

Teléfonos: +58 (0261) 4124-146-4147

 

Funciones:


  •  Opera la central telefónica para efectuar llamadas internas y externas.
  •  Atiende al público que asiste al Despacho del VAD y suministra información requerida.
  •  Elabora la agenda de audiencias del Vicerrectora  de acuerdo a las solicitudes recibidas.
  •  Atiende al personal administrativo, docente, obrero y estudiantes que asistan a las audiencias.
  • Notifica a los solicitantes de las audiencias la confirmación de los mismos o en su efecto la cancelación así como cualquier eventualidad que surja al respecto.

 

 

Operador de Maquina Fotocopiadora

 

Responsable: Ricardo Ortiz

 

Correo electrónico:

 

Teléfonos: +58 (0261) 4124146-4147

 

Funciones:

  •  Opera máquina fotocopiadora
  •  Recibe, clasifica y compagina el trabajo
  •  Opera maquina guillotina manual
  •  Opera maquina de anillar y encuadernar
  •  Ejecuta los pedidos internos de toner, papel y custodio de materiales

 

 

Unidad de Comunicación

 

  • Representa al VAD en actos y/o eventos públicos y privados.
  • Coordina, organiza y asesora todas las actividades protocolares, tanto internas como externas dependientes del VAD.
  • Maneja, evalúa y asesora al VAD en materia de imagen corporativa, en concordancia con las políticas y estrategias de la Dirección General de Comunicaciones.
  • Planifica y coordina estrategias comunicacionales en los diferentes medios, para la difusión de las actividades del VAD, conjuntamente con la Dirección de Comunicaciones.
  • Coordina todo lo relacionado con el protocolo y ceremonial, tanto en actos internos como externos, manejando de manera eficaz la proyección de la imagen del VAD.
  • Revisa y edita las publicaciones del VAD, en los medios impresos regionales.
  • Planifica y Coordina lo relativo a ruedas de prensa y entrevistas del VAD.
  • Prepara y procesa la imagen y presentación de los informes emanados del VAD.


Correo electrónico:

 

Coordinador de Relaciones Públicas: Mgs. Hugo Delgado

 

Correo electrónico:

                  

Teléfonos: +58 (0261) 4128689- 4124583

 

 

Funciones

  • Planificar, producir y conducir la política comunicacional del Vicerrectorado Administrativo.
  • Producir y dirigir planes específicos de comunicación, para propiciar un clima de opinión favorable a la gestión y/o revertir situaciones, coyunturales o no, que en términos de opinión pública le sean adversas.
  • Garantizar la difusión de información sobre las actividades de diversa índole generadas, fomentadas o auspiciadas desde el despacho, con especial énfasis en la divulgación de propuestas, proyectos, acciones emprendidas y logros alcanzados para resolver problemas específicos de la universidad.
  • Promover y desarrollar una relación de intercambio de información permanente entre las dependencias del VAD, para que la UC actúe como un procesador de material informativo completo y denso a favor de los intereses y propósitos de carácter institucional.
  • Servir a las dependencias de LUZ como fuente central de información sobre la gestión del despacho.
  • Promover la misión, visión y valores de la institución y defender sus principios de las amenazas externas, utilizando para ello los medios disponibles.
  • Planificar, organizar y conducir actos y eventos diversos de relaciones públicas, ceremonial y protocolo, dentro y fuera de la institución.
  • Coordinar y producir publicaciones promocionales y/o instrumentos de comunicación institucional de diversa naturaleza, concebidos para dar cumplimiento a los objetivos, metas, tácticas y estrategias previstas en el desarrollo de planes de comunicación institucional específicos.
  • Mantener relaciones armoniosas con los públicos (internos y externos) de interés particular para el VAD, con los medios de comunicación social y con la colectividad en general, para contribuir a promocionar positivamente la imagen de la organización.
  • Velar por el intercambio de información que debe existir entre el VAD e instituciones claves de su entorno e interés, así como también con otros organismos de carácter público o privado cuyas relaciones armoniosas contribuyan a fortalecer su misión.


 

Asesora de Comunicación del VAD

 

Responsable: Prof.  Iliana Morales  

 

Correo electrónico:

 

Teléfonos: +58 (0261) 4128689

 

Funciones

 

  •   Contribuir a consolidar la cultura organizacional
  • Establecer mecanismos para mejorar las comunicaciones internas del VAD a fin de    optimizar las relaciones interpersonales y la calidad de los procesos gerenciales.
  • Coordinar, estrechar y fortalecer la relación con los medios de comunicación interna y externamente.
  •  Establecer relaciones con otras instituciones, públicas y privadas, a fin de garantizar una efectiva cooperación en beneficio de la ejecución de los programas y proyectos.
 

Prensa

 

Responsable: Isabel Negrette

 

Correo electrónico:

 

Teléfonos: +58 (0261) 4128689

 

Funciones:

 

 

  • Producción de trabajos periodísticos (boletines y reportajes) para la radio, televisión y prensa escrita, así como para medios de comunicación propia y otros productos comunicacionales impresos y on line, editados internamente (folletería en general).
  • Coordinación y producción de presentaciones, propuestas, discursos, conferencias, charlas, artículos de prensa, informes, comunicados, mensajes y todo tipo de documentos de carácter especial y/o extraordinarios requeridos por el titular del Despacho y miembros de la directiva.
  • Coordinación de trabajos multimedia y producciones audiovisuales diversas de carácter institucional (micros, documentales, spots y trabajos especiales para radio y TV) requeridos para fines promocionales y de promoción de la identidad corporativa.
  • Realización de trabajos fotográficos para la ilustración de publicaciones diversas, boletines de prensa y para el registro de los diferentes eventos institucionales internos y externos.
  • Realización de enlaces y gestiones para la participación del titular del Despacho y otros directivos en los espacios de opinión de los medios audiovisuales.
  • Revisión y análisis diario de la prensa local y nacional.
  • Organización de ruedas de prensa.
  • Apoyo comunicacional a las actividades y eventos que se realizan fuera o dentro de la institución.
  • Apoyo y asesoramiento en materia comunicacional al personal de las distintas dependencias de la organización.
  • Atención, orientación y suministro adecuado de información a profesionales de la comunicación que directamente, o desde los medios o instituciones diversas del estado y el país, así lo requieran.
  • Actualización y manejo de la página web del VAD
  • Manejo y actualización de las redes sociales (twitter- facebook).

 

Relaciones Públicas

 

Responsable: Ysbelis Domínguez    

 

Correo electrónico:

 

Teléfonos: +58 (0261) 4124148

 

Funciones:

 

 

  •  Coordinación y desarrollo logístico de las diversas actividades y eventos que en materia de relaciones públicas, ceremonial y protocolo se desarrollen fuera o dentro de la institución.
  •  Organización y seguimiento permanente de la agenda del titular del Despacho, a los efectos de ofrecer oportunamente la acción de "lobby" correspondiente.
  • Seguimiento de las actividades y acciones del titular del despacho, directores y coordinadores para garantizar la debida cobertura periodística de la gestión.
  •  Planificación y desarrollo de las diversas actividades de atención al público interno (efemérides, cumpleaños, fechas universitarias y fin de año, actividades deportivas y convivencias, entre otros).
  •  Asistencia y asesoramiento al VAD en materia protocolar y de relaciones públicas.
  •  Atención y orientación al público en general, con relación a las actividades inherentes al despacho del Vicerrector Administrativo.
  • Manejo y actualización de las redes sociales (twitter- facebook).

 

 

Responsable: Mariana Chávez    

 

Correo electrónico:

 

Teléfonos: +58 (0261) 4124148

 

Funciones:

  •  Coordinación y desarrollo logístico de las diversas actividades y eventos que en materia de relaciones públicas, ceremonial y protocolo se desarrollen fuera o dentro de la institución.
  •  Organización y seguimiento permanente de la agenda del titular del Despacho, a los efectos de ofrecer oportunamente la acción de "lobby" correspondiente.
  • Seguimiento de las actividades y acciones del titular del despacho, directores y coordinadores para garantizar la debida cobertura periodística de la gestión.
  •  Planificación y desarrollo de las diversas actividades de atención al público interno (efemérides, cumpleaños, fechas universitarias y fin de año, actividades deportivas y convivencias, entre otros).
  •  Asistencia y asesoramiento al VAD en materia protocolar y de relaciones públicas.
  •  Atención y orientación al público en general, con relación a las actividades inherentes al despacho del Vicerrector Administrativo.
  • Manejo y actualización de las redes sociales (twitter- facebook).

 

Diseño

 

Responsable: Armando Rosales

 

Correo electrónico:

 

Teléfonos: +58 (0261) 4128689

 

Funciones:

 

  • Diseñar todos los materiales promocionales del VAD.
  • Realizar el trabajo fotográfico de las actividades desarrolladas por el VAD.
  • Apoyar la gestión de comunicaciones del VAD y de la Universidad del Zulia.
  • Desarrollo de los elementos gráficos de la página Web del VAd.
  • Actualizar los elementos gráficos acompañantes de las informaciones emitidas por el VAD.
  • Actualización y manejo de la página web del VAD

 

 

Oficinista

 

Responsable: Heidy Nieto

 

Correo electrónico:

                               

Teléfonos: +58 (0261) 4124141

 

Funciones:

  • Procesa retenciones de las Cajas de Ahorro
  • Maneja el control de entrada y salida de equipos
  • Realiza oficios correspondiente a retenciones por concepto de fiel cumplimiento y garantía laboral
  • Elabora oficios y brinda apoyo en las diferentes áreas administrativas                                                                                                                              

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                       

 

 




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